تهدف هذه الوثيقة إلى تحديد متطلبات الأعمال لنظام حجز القاعات في الجهة. ويسعى النظام إلى تنظيم حجز قاعات الاجتماعات والقاعات الكبرى بصورة عادلة وشفافة، والحد من تعارض الحجوزات وهدر الموارد.

تعتمد الجهة في الوقت الحالي على البريد الإلكتروني والجداول الورقية في حجز القاعات، مما يؤدي إلى حجز القاعة نفسها لأكثر من اجتماع في الموعد ذاته. كما يصعب على الإدارة معرفة مدى استغلال القاعات أو التخطيط لاحتياجاتها المستقبلية.

يشمل النطاق حجز قاعات الاجتماعات والقاعات الكبرى والتجهيزات المرتبطة بها، واعتماد حجوزات القاعات الكبرى، وتعديل الحجوزات وإلغاءها، وتقارير الاستغلال. ولا يشمل النطاق إدارة الضيافة أو صيانة المباني.

يشمل أصحاب المصلحة منسوبي الجهة الذين يحجزون القاعات، وإدارة الخدمات المساندة المسؤولة عن القاعات والتجهيزات، ومعتمدي حجوزات القاعات الكبرى. كما تستفيد الإدارة العليا من تقارير الاستغلال في اتخاذ قراراتها.

يجب أن يعمل النظام ضمن البنية التقنية المعتمدة في الجهة، وأن يتكامل مع الدليل الوظيفي لتسجيل الدخول. كما يجب أن يدعم اللغتين العربية والإنجليزية، وأن يلتزم بسياسات أمن المعلومات المعمول بها.

يفترض أن بيانات القاعات وسعاتها وتجهيزاتها متوفرة ومحدثة لدى إدارة الخدمات المساندة. كما يفترض أن تحدد لكل قاعة كبرى جهة معتمدة تتولى البت في طلبات حجزها.