حجز القاعات

تقوم فلسفة تصميم واجهة نظام حجز القاعات على مبدأ الوضوح الوظيفي والتبسيط البصري، بما يتناسب مع طبيعة الاستخدام اليومي السريع الذي يتطلبه الموظفون لإتمام عمليات الحجز أو التعديل دون تعقيد. تعتمد الواجهة على هوية بصرية هادئة ومهنية تستند إلى الألوان المؤسسية المعتمدة في الجهة، مع تباين لوني صارم لا يقل عن 4.5:1 لضمان قراءة النصوص بوضوح وسهولة، مما يحقق متطلبات إمكانية الوصول ويضمن راحة العين أثناء الاستخدام المطول. يتم تنظيم المحتوى على الشاشات وفق تسلسل منطقي يقود المستخدم من مرحلة البحث إلى التأكيد، حيث تبرز عناصر التحكم الأساسية مثل أزرار الحجز والاعتماد والإلغاء في أماكن بارزة وسهلة الوصول، مع تقليل عدد النقرات اللازمة لإتمام أي عملية. كما تراعي الواجهة خاصية اللغة المزدوجة، حيث يتم تصميم التخطيط ليتكيف مع اتجاه النص العربي من اليمين إلى اليسار، ثم يعكس نفسه تلقائياً عند التبديل إلى الإنجليزية دون فقدان أي بيانات أو تغيير في ترتيب العناصر الوظيفية، مع عرض التاريخ والوقت بالصيغة المحلية المناسبة لكل لغة. وتتميز شاشات النظام بتبسيط المعلومات المعروضة في كل مرحلة، فمثلاً تعرض شاشة البحث والتوفر فقط القاعات المتاحة لتقليل التشتت، بينما تركز شاشة الاعتماد على تفاصيل القرار المطلوب دون إظهار بيانات غير ذات صلة بالمعتمد، مما يعزز كفاءة العمل ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.

تبدأ رحلة الموظف بالدخول إلى النظام عبر شاشة تسجيل الدخول، حيث يتحقق النظام من هوية المستخدم وصلاحياته عبر الدليل الوظيفي، ثم ينتقل مباشرة إلى شاشة البحث والتوفر. في هذه الشاشة، يحدد الموظف معايير البحث مثل التاريخ والوقت والسعة المطلوبة والتجهيزات، فيعرض النظام قائمة بالقاعات المتاحة فقط بعد استبعاد أي قاعة محجوزة مسبقاً في نفس الفترة الزمنية لضمان عدم التعارض. عند اختيار قاعة من القائمة، ينتقل الموظف إلى شاشة تفاصيل القاعة للاطلاع على السعة القصوى والموقع الجغرافي والتجهيزات الدائمة، مع التأكد من توفر التجهيزات الإضافية المطلوبة للفترة المحددة. بعد التحقق من الملاءمة، ينتقل إلى شاشة طلب الحجز لإدخال عدد الحضور المتوقع واختيار التجهيزات الإضافية مثل أجهزة العرض، ثم يعرض النظام ملخص الحجز قبل التأكيد. عند إرسال الطلب، تنتقل الشاشة إلى شاشة تأكيد الحجز والاعتماد؛ فإذا كانت القاعة عادية، يتم تأكيد الحجز فورياً، أما إذا كانت قاعة كبرى، فتظهر حالة 'قيد الانتظار للاعتماد' مع تفاصيل الجهة المعتمدة، ولا يتم تأكيد الحجز إلا بعد استلام الموافقة النهائية. في مسار الاعتماد، يستخدم المعتمدون شاشة اعتماد القاعات الكبرى للاطلاع على الطلبات المعلقة، حيث يبدون قرارهم بالقبول أو الرفض مع إدخال ملاحظات إلزامية عند الرفض، وتُوثق هذه القرارات في سجل الاعتمادات. بعد اكتمال الحجز، يمكن للموظف إدارة حجوزاته المستقبلية عبر شاشة إدارة الحجوزات، حيث يتاح له تعديل الموعد أو إلغاء الحجز ضمن الصلاحيات المحددة. عند اختيار الإلغاء، تظهر شاشة تأكيد الإلغاء لعرض ملخص الحجز الملغي وتأكيد تحرير القاعة والتجهيزات فوراً لتصبح متاحة لحجوزات أخرى، مع إرسال إشعار بريد إلكتروني. أخيراً، يمكن للموظف الاطلاع على تاريخية حجوزاته وحالة الحضور في شاشة سجل الموظف، حيث تُسجل الحجوزات غير المستغلة بعلامة 'عدم حضور' بعد انتهاء الموعد. للإدارة العليا، تتوفر شاشة تقارير الاستغلال لعرض نسب الاستغلال الشهرية وعدد الحجوزات والإلغاءات، بينما تستخدم إدارة الخدمات المساندة شاشة إدارة بيانات القاعات لتحديث بيانات السعة والموقع والتجهيزات، مما يضمن دقة المعلومات المتاحة للمستخدمين في عمليات البحث والحجز اللاحقة.

تقوم بنية الواجهة في نظام حجز القاعات على مجموعة مكوّنات مشتركة موحّدة تضمن اتساق التجربة عبر جميع الشاشات، مع مراعاة طبيعة اللغة العربية واتجاه العرض من اليمين إلى اليسار. يتكوّن عنصر التنقل الرئيسي من شريط علوي ثابت يعرض شعار الجهة واسم النظام، ويضم قائمة التنقل التي ترتب عناصرها من اليمين إلى اليسار لتتوافق مع اتجاه القراءة العربية، مع تضمين زر التبديل اللغوي الذي يسمح بالمناوبة بين العربية والإنجليزية دون فقدان البيانات المدخلة، كما يتضمن الشريط مؤشر حالة الجلسة المرتبطة بالدليل الوظيفي وقائمة منسدلة لإدارة الحساب تتضمن خيارات تسجيل الخروج وعرض سجل التدقيق الشخصي. تعتمد النماذج المستخدمة في شاشات البحث والحجز والاعتماد على تخطيط عمودي يراعي المسافات البادئة من الجانب الأيمن، مع حقول إدخال نصية تدعم الكتابة العربية والإنجليزية، وحقول اختيار التاريخ والوقت التي تعرض التقويم بالصيغة المحلية المناسبة لكل لغة، حيث تظهر أيام الأسبوع والتواريخ بالعربية في الوضع العربي وبالصيغة الإنجليزية في الوضع المقابل، مع ضمان أن تكون جميع التسميات المرتبطة بالحقول واضحة ومقروءة. تُبنى الجداول المعروضة في شاشات البحث والتوفر وإدارة الحجوزات على هيكلية عمودية تبدأ الأعمدة من اليمين، مع تمييز صف العناوين بخلفية مميزة وخط عريض، وتُستخدم ألوان محددة لتوضيح حالة توفر القاعة أو التجهيزات، حيث يُستخدم اللون الأخضر للإشارة إلى التوفر الكامل، والأصفر لوجود تعارض جزئي أو انتظار للاعتماد، والأحمر لعدم التوفر، مع ضمان أن يكون تباين الألوان بين النص والخلفية لا يقل عن نسبة 4.5:1 لضمان إمكانية الوصول. تتضمن عناصر الإشعارات رسائل منبثقة تظهر في أعلى الشاشة من الجانب الأيمن، وتُصنف إلى نجاح وإخطار وتحذير وخطأ، مع أيقونات بصرية واضحة ونصوص بديلة تشرح محتوى الرسالة للمستخدمين الذين يعتمدون على قارئات الشاشة، وتبقى هذه الإشعارات ظاهرة لمدة كافية لقراءتها مع إمكانية الإغلاق اليدوي. تلتزم جميع المكوّنات بمعايير إمكانية الوصول، حيث يمكن التنقل الكامل بين العناصر التفاعلية باستخدام لوحة المفاتيح مع مؤشر تركيز واضح، وتوفر نصوص بديلة دقيقة لجميع الصور والأيقونات، وتتيح تكبير الخطوط دون فقدان الترتيب البصري، مع ضمان أن تكون أزرار الإجراءات مثل الحجز والاعتماد والإلغاء ذات مساحة كافية للضغط وتتميز بحدود واضحة عند التركيز عليها.