تحدد هذه الوثيقة متطلبات الأعمال لمنصة السجلات في الجهة. وتهدف المنصة إلى إدارة الوثائق والسجلات طوال دورة حياتها، من الإنشاء والتصنيف حتى الحفظ الدائم أو الإتلاف، وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة.

تحفظ سجلات الجهة حاليا في مجلدات مشتركة وأرشيفات ورقية متفرقة دون تصنيف موحد. ويؤدي ذلك إلى صعوبة الوصول إلى الوثائق، والاحتفاظ بسجلات تجاوزت مدة حفظها، وضعف ضبط الاطلاع على الوثائق الحساسة.

يشمل النطاق تصنيف السجلات وفق خطة تصنيف موحدة، وتطبيق جداول مدد الاستبقاء، وضبط صلاحيات الاطلاع، والأرشفة والإتلاف النظامي، والبحث في السجلات. ولا يشمل النطاق رقمنة الأرشيف الورقي القائم، إذ يعالج في مشروع مستقل.

يشمل أصحاب المصلحة إدارة الوثائق والمحفوظات بوصفها المالكة للمنصة، والإدارات المنتجة للسجلات، وإدارة الأمن السيبراني، والإدارة القانونية. كما يعد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات مرجعا تنظيميا لجداول الاستبقاء.

يجب أن تتوافق جداول الاستبقاء وإجراءات الإتلاف مع الأنظمة واللوائح الوطنية للوثائق والمحفوظات. كما يجب أن تحفظ البيانات داخل المملكة، وأن تطبق ضوابط الأمن السيبراني المعتمدة على الوثائق المصنفة.

يفترض أن خطة التصنيف وجداول الاستبقاء معتمدة من الجهة قبل التشغيل. كما يفترض أن يعين في كل إدارة منسق للسجلات يتولى مراجعة تصنيف سجلاتها.