نظرة عامة
يصف هذا المستند المتطلبات البرمجية لمنصة السجلات التي تدير السجلات الإلكترونية للجهة طوال دورة حياتها. وتتكون المنصة من مستودع للسجلات، ومحرك للتصنيف والاستبقاء، ووحدة للأرشفة والإتلاف، ومحرك بحث يراعي الصلاحيات.
المتطلبات الوظيفية
- FR-01يجب أن يلزم النظام المستخدم باختيار رمز تصنيف ودرجة سرية عند حفظ أي سجل، مع اقتراح رمز التصنيف بحسب الإدارة ونوع الوثيقة.
- FR-02يجب أن يقوم النظام باحتساب تاريخ انتهاء الاستبقاء لكل سجل آليا من جدول الاستبقاء المرتبط برمز تصنيفه.
- FR-03يجب أن يطبق النظام صلاحيات الاطلاع بحسب الإدارة ودرجة السرية والدور الوظيفي، وأن يحجب السجلات غير المصرح بها من نتائج البحث.
- FR-04يجب أن يتيح النظام البحث في النص الكامل والبيانات الوصفية باللغتين العربية والإنجليزية، مع التصفية بالتصنيف والتاريخ والإدارة.
- FR-05يجب أن يقوم النظام بنقل السجلات إلى الأرشيف آليا عند انقضاء مدتها النشطة، مع بقائها متاحة للبحث للمخولين.
- FR-06يجب أن يقوم النظام بإعداد قوائم إتلاف دورية بالسجلات المنتهية مدتها، وألا ينفذ الإتلاف إلا بعد اعتماد منسق السجلات والإدارة القانونية.
- FR-07يجب أن يقوم النظام بحفظ بصمة رقمية لكل نسخة من السجل، وإصدار تقرير يثبت سلامته عند الطلب.
- FR-08يجب أن يتيح النظام وضع حجز قانوني على سجل أو مجموعة سجلات، واستبعادها من الإتلاف حتى رفع الحجز.
المتطلبات غير الوظيفية
- NFR-01يجب تشفير السجلات أثناء التخزين والنقل وفق ضوابط الأمن السيبراني الوطنية.
- NFR-02يجب أن يحتفظ النظام بسجل تدقيق غير قابل للتعديل لكل اطلاع وتعديل ونقل وإتلاف، مع هوية المنفذ ووقته.
- NFR-03يجب ألا يتجاوز زمن الاستجابة للبحث ثلاث ثوان في خمسة وتسعين بالمئة من الطلبات، مع مستودع يضم عشرة ملايين سجل.
- NFR-04يجب أن تكون المنصة متاحة بنسبة 99.5 بالمئة شهريا، مع نسخ احتياطي يومي لا يتجاوز معه فقد البيانات عند الاستعادة يوما واحدا.
- NFR-05يجب أن تدعم الواجهات اللغتين العربية والإنجليزية بالكامل، وأن تتوافق مع المستوى AA من إرشادات WCAG 2.1.
البيانات
تحتفظ المنصة بكل سجل مع بياناته الوصفية، ومنها رمز التصنيف ودرجة السرية والإدارة المالكة وتاريخ الإنشاء ومدة الاستبقاء. كما تحفظ بصمة رقمية لكل نسخة من السجل، وسجلا كاملا لعمليات الاطلاع والتعديل والنقل والإتلاف.
الواجهات
توفر المنصة واجهة ويب للموظفين ومنسقي السجلات، وواجهة برمجية لاستقبال السجلات من الأنظمة الأخرى كنظام الاتصالات الإدارية. وتتكامل مع الدليل الوظيفي لإدارة الهوية والصلاحيات.
معايير القبول
تعد المنصة مقبولة عند اجتياز المتطلبات الوظيفية لاختبارات قبول تشمل عينة من كل فئة في خطة التصنيف. ويشترط التحقق من تنفيذ دورة استبقاء كاملة بتواريخ محاكاة، ومن تعذر وصول المستخدمين غير المخولين إلى الوثائق السرية.